Le Journal Officiel a rendu public un arrêté qui entérine la numérisation des justificatifs des notes de frais. Une avancée salutaire pour les chefs d’entreprise mais qui est régie par plusieurs règles.
Attention, la course aux notes de restaurants et d’essence ne prendra pas fin pour autant. Et il faudra encore conserver et utiliser les originaux, du moins avant de les numériser. En somme, un arrêté publié au Journal Officiel permet maintenant aux salariés à se débarrasser des originaux des justificatifs de leurs notes de frais. Pour autant, ils devront les avoir préalablement numérisés.
La numérisation doit cependant encore se faire suivant des règles strictes. Mais il s’agit d’une grande avancée dans le domaine car si la possibilité de transmettre des copies numériques des documents était acceptée, l’entreprise devait encore pouvoir être capable de fournir les originaux des documents. Sans quoi, les Urssaf pouvaient considérer ces frais comme des avantages en nature.
La fin de la triche sur les notes de frais
Les sanctions prononcées pouvaient alors être très lourdes pour l’entreprise. Jusqu’à aujourd’hui, une non-présentation des documents originaux, donc une requalification en avantage en nature entraînait une pénalité pouvant atteindre les 60% du montant des frais, soit l’équivalant des charges patronales et salariales qui auraient été spoliées.
Dorénavant, cette obligation est abrogée par la nouvelle version de l’arrêté du 23 mai 2019 (version datant du 9 juillet 2019). Un salarié peut donc transmettre ses notes de frais de façon numérique. Cependant, la copie doit suivre les conditions éditées dans l’article A102 B-2 du Livre des Procédures Fiscales.
En clair, “le résultat de cette numérisation est la copie conforme à l’original en image et en contenu.” Pour cela, la copie doit respecter les couleurs de l’original, ne pas être retouchée et il ne doit pas y avoir de perte en cas de compression du fichier. Par ailleurs, la copie numérique peut être conservée par un tiers agréé qui doit être en mesure de retracer qui a réalisé la copie. Un système d’horodatage peut être intégré.
Enfin, les fichiers numérisés seront conservés selon deux formats : ou le PDF ou le PDF A/3 qui dispose de la certification ISO 19005-3. Tout autre format de document conduira automatiquement à “une absence de documents ou pièces justificatives nécessaires à l’établissement de l’assiette ou au contrôle des cotisations et contributions sociales.”
Les tiers agréés ont aussi des règles auxquelles ils doivent se conformer : “posséder un cachet serveur fondé sur un certificat conforme au moins au référentiel général de sécurité de niveau une étoile, d’une empreinte numérique, d’une signature électronique fondée sur un certificat conforme, au moins, au référentiel général de sécurité (RGS) de niveau une étoile ou de tout dispositif sécurisé équivalent fondé sur un certificat délivré par une autorité de certification figurant sur la liste de confiance française (Trust-service Status List-TSL).”
Les justificatifs des notes de frais conservés doivent concerner cinq exercices fiscaux, donc d’une durée de six ans. Techniquement, cela imposera des moyens importants, notamment en matière de serveurs. Attention, la mesure n’est pas rétroactive. Elle ne concerne pas les notes de frais éditées avant le 1er juillet 2019. Il faut donc encore scrupuleusement conserver ces dernières et être capables de les conserver, notamment en cas de contrôle.
Cependant, cet arrêté devrait être plutôt bien accueilli par les chefs d’entreprise et considéré comme une nouvelle intéressante. D’après un sondage du cabinet Wity, 85% des femmes et 91% des hommes utilisent des notes de frais. Ce qui représenterait environ 2,5 millions de salariés. Ce dispositif devrait aussi permettre de limiter les abus puisque d’après le même sondage, près d’un tiers des salariés confessait tricher sur leurs notes de frais.
