La Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL) a annoncé avoir adopté une norme simplifiée encadrant les fichiers mis en œuvre lors de l’écoute et de l’enregistrement des conversations téléphoniques sur le lieu de travail à des fins de formation, d’évaluation ou d’amélioration de la qualité du service rendu.
Cette norme est issue de la délibération n°2014-474 du 27 novembre 2014 et a été publiée au journal officiel le 6 janvier 2015.
Un champ d’application restreint
La norme simplifiée encadre son champ d’application en le limitant aux « traitements automatisés utilisés par les organismes publics ou privés relatifs à l’écoute et à l’enregistrement ponctuel des conversations téléphoniques sur le lieu de travail qui répondent aux conditions définies aux articles suivants ».
Ces conditions à respecter réunissent notamment les finalités de traitement, le type d’informations collectées, l’information et les droits des personnes qui font l’objet d’une écoute ou d’un enregistrement.
La norme ne manque pas d’exclure de son champ d’application :
– les traitements réalisés par des organismes dont les missions consistent à collecter des données sensibles au sens de l’article 8 de la loi du 6 janvier 1978 modifiée
– les enregistrements audiovisuels ;
– les écoutes et les enregistrements faisant l’objet d’un couplage avec des données provenant d’une capture d’écran du poste informatique de l’employé ;
– l’enregistrement permanent ou systématique des appels sur le lieu de travail, y compris à des fins probatoires.
Des finalités de traitement bien définies
La CNIL précise que cette nouvelle norme « couvre les traitements de données à caractère personnel destinés à l’écoute et l’enregistrement ponctuel des conversations téléphoniques sur le lieu de travail ».
La Commission rappelle également que « les finalités sont limitées à :
– la formation des employés ;
– l’évaluation des employés ;
– l’amélioration de la qualité du service fourni.
Il n’est donc pas possible dans le cadre de cette norme simplifiée d’enregistrer ou de procéder à des écoutes qui auraient une autre finalité ».
Quelles informations peuvent être collectées et traitées ?
La norme simplifiée prévoit spécifiquement les types d’informations qui peuvent être collectées et traitées.
Ces informations peuvent servir à créer des documents d’analyse tels que des comptes rendus ou des grilles d’analyse, les données collectées et traitées doivent être adéquates, pertinentes et non excessives au regard des 3 finalités visées.
A ce titre, les informations peuvent porter sur :
– les données d’identification de l’employé et de l’évaluateur ;
– les informations techniques relatives à l’appel (date, heure et durée de l’appel) ;
– l’évaluation professionnelle de l’employé.
Qui peut avoir accès aux données ?
L’article 4 de la norme simplifiée prévoit que « les personnes chargées de la formation des employés, de leur évaluation et de l’amélioration de la qualité du service peuvent, dans les limites de leurs attributions respectives, avoir accès aux données à caractère personnel collectées ».
Quelle durée de conservation ?
Il est prévu une durée de conservation des informations qui ne peux excéder 6 mois à compter de leur collecte. Toutefois, les documents d’analyse qui ont été établis dans le cadre d’une écoute directe ou différée des appels est allongée à un an maximum.
Modalités d’information et d’exercice des droits des personnes
La norme simplifiée adoptée par la CNIL spécifie enfin que « les employés ainsi que leurs interlocuteurs doivent être informés :
– de l’identité du responsable de traitement ;
– de la finalité ou des finalités poursuivie(s) par le traitement ;
– des catégories de données traitées ;
– des destinataires ou catégories de destinataires des données ;
– de leurs droits d’accès, de rectification et d’opposition ainsi que des modalités d’exercice de ces derniers ;
– le cas échéant, des transferts de données à caractère personnel envisagés à destination d’un Etat non membre de l’Union européenne ».
La CNIL rappelle que les personnes doivent être informées de leur droit d’opposition avant la fin de la collecte des données les concernant, pour être en mesure d’exercer ce droit.
Si les conditions à remplir sont moins lourdes que pour les autres procédures, il n’en demeure pas moins que cette norme simplifiée requiert tout de même une certaine organisation pour s’y conformer.
