Pour permettre la continuité de la gouvernance des sociétés d’assurance mutuelles pendant la crise liée au coronavirus, des mesures exceptionnelles ont été prises. Ces mesures ont été reprises et améliorées par un décret tout juste paru au Journal officiel.
Le décret pérennise ainsi la possibilité d’organiser les réunions des instances de gouvernance (conseil d’administration et assemblées générales) des sociétés d’assurance mutuelles à distance. A moins qu’une clause contraire soit écrite dans les statuts, les membres qui participent par visioconférence (ou autre moyen de télécommunication), sont réputés présents. Des critères techniques minima doivent être remplis. En effet, le décret précise que les membres qui participent à distance doivent être identifiables et participer de façon continue à la réunion en question. A l’occasion de leur participation à distance, il faut au moins que le son de leur voix soit transmis et qu’ils puissent suivre en simultané, et sans coupure, les délibérations. Cette faculté de tenir des réunions à distance implique également que le registre de présente puisse être signé par signature électronique horodatée.
En sus de la généralisation des réunions à distance, le décret apporte des simplifications d’organisation. Cela vise la mise en place d’un vote par procuration (un membre présent ne peut être titulaire que d’une seule procuration) ainsi que la création de procédures écrites lors du conseil d’administration.
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